Tổng hợp các hàm Excel hay dùng trong kế toán

Khóa kế toán trên EXCEL

Kế toán Excel vẫn luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều kế toán mặc dù ngày đã có rất nhiều phần mềm kế toán thông dụng và tiện lợi ra đời. Trong bài viết này, Kế toán Hà Nội xin chia sẻ những hàm Excel mà kế toán hay sử dung trong công tác hạch toán và lên sổ kế toán trên Excel, các hàm này sẽ giúp người làm kế toán Excel xử lý nhanh các thao tác như tính tổng nếu có điều kiến, tìm tra cứu thông tin, đếm các số, tính tổng theo điều kiện lọc…

1. Hàm IF

Cú pháp: If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).

  • Nếu đúng điều kiện thì trả về “ Giá trị 1”, nếu sai thì trả về “Giá trị 2”

Các tham số:

– Điều kiện: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).

– Giá trị 1: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện đúng

– Giá trị 2: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện sai

Ví dụ: 

= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.         

Tức là, nếu ô B2 >=4 thì hàm trả hết quả “DUNG” 

2. Hàm SUMIF:

– Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những điều kiện đưa vào.

– Cú pháp: Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).

– Các tham số:

– Vùng chứa điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính

– Điều kiện: Là các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng.Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.

– Vùng cần tính tổng: Là các ô thực sự cần tính tổng. Sẽ là cácô chứa giá trị tương ứng (số tiền, lượng tiền..)

Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

– Ví dụ:  =SUMIF( $E15:$E180, 5111,$H$15:$H$180)

– Dãy ô điều kiện là E15 đến E180 ( tức là kéo từ nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của tháng )

– Điều kiện cần tính là ô E112 ( tức là ô điều kiện cần tính )

– Dãy ô tính tổng là H15 đến H180

 Tức là: Chiếu từ ô E15 đến ô E18, tìm điều kiện ô nào chứa TK 5111, thì tính tổng giá trị nằm từ ô H15 đến H180 tương ứng với dòng chứa TK 5111 đã đối chiếu trong vùng $E15:$E180

Chú ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức

3. Hàm VLOOKUP:

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.

– Cú pháp: Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, X).

– Các tham số:

– Giá trị dò tìm: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.

– Bảng tham chiếu: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.

–  Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần.

– Cột cần lấy: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh.

– X: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.

Chú ý:

– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.

– Ví dụ:   =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0)

– Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F11 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.

  1. Hàm SUBTOTAL:

Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)

Cú pháp: SUBTOTAL(9; Vùng tính tổng)

5. Hàm AND:

– Cú pháp: And(đối 1, đối 2,..).

– Các đối số:   Đối 1, đối 2… là các biểu thức điều kiện.

– Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Lưu ý:

  – Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.

  – Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.

  – Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

– Ví dụ:    =AND(D7>0,D7<5000)

6. Hàm SUM:

– Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.

– Cú pháp:   SUM(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.

7. Hàm OR:

– Cú pháp:   OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).

– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

– Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.

– Ví dụ:  =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2013)

8. Hàm MAX:

– Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.

– Cú pháp:   MAX(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

9. Hàm MIN:

– Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

– Cú pháp:   MIN(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

Các bạn có thể tìm cho mình một lớp học tại đây: Khóa kế toán trên EXCEL. Khóa học kế toán trên excel của Kế Toán Hà Nội.

Kế toán Hà Nội chúc các bạn thành công!